Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir verarbeiten, warum wir das tun und welche Rechte Sie haben.

1. Wer für diese Website verantwortlich ist

Datenschutzbeauftragter: Es ist keiner benannt. Die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG liegen nach derzeitigem Stand nicht vor.

2. Zwei unterschiedliche Rollen – bitte einmal lesen

Das ist der wichtigste Abschnitt dieser Erklärung, weil davon abhängt, an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden.

a) Wir sind selbst verantwortlich

… für die Daten von Menschen, die mit uns direkt zu tun haben: Besucher dieser Website, Interessenten, unsere eigenen Kunden mit ihren Benutzerkonten sowie Ansprechpartner von Unternehmen, die wir für eigene Vertriebszwecke kontaktieren. Dafür gilt diese Erklärung.

b) Wir verarbeiten Daten im Auftrag unserer Kunden

OPERON ALC ist eine Software, die Betriebe nutzen, um ihre eigenen Kundenanfragen zu bearbeiten. Schreiben Sie also eine Anfrage an einen Handwerksbetrieb, der OPERON einsetzt, dann ist dieser Betrieb für Ihre Daten verantwortlich, nicht wir. Wir verarbeiten sie ausschließlich in dessen Auftrag und nach dessen Weisung.

3. Wenn Sie diese Website besuchen

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt des Zugriffs, die aufgerufene Seite und Angaben Ihres Browsers. Diese Verarbeitung findet auf der Infrastruktur unseres Hosting-Dienstleisters statt (siehe Abschnitt 9).

Zweck: Auslieferung der Website, Betriebssicherheit, Erkennung und Abwehr von Störungen und Missbrauch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Website ausliefern und gegen Angriffe und Überlastung schützen zu können.

Speicherdauer: Server- und Zugriffsprotokolle entstehen bei unserem Hosting-Dienstleister und werden dort nach dessen Vorgaben aufbewahrt. Wir werten sie nicht aus, um einzelne Personen zu identifizieren.

Was wir ausdrücklich nicht tun

• Keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Kein Google Analytics, kein Tag Manager, kein Plausible, kein PostHog, kein Matomo, kein Fehler-Tracking.
• Keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Plugins, keine externen Chat-Widgets.
• Kein externes Content-Delivery-Network.
• Kein Profiling zu Werbezwecken.

Schriftarten

Wir verwenden die Schriftarten Geist und Geist Mono. Diese werden bereits beim Erstellen der Website heruntergeladen und von unserem eigenen Server ausgeliefert. Ihr Browser stellt dabei keine Verbindung zu Google her; Ihre IP-Adresse wird nicht an Google übermittelt.

Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies, und zwar nur dann, wenn Sie sich in Ihrem OPERON-Konto anmelden. Sie dienen der Anmeldung und dem Aufrechterhalten Ihrer Sitzung. Ohne sie funktioniert der Login nicht.

Was Ihr Browser lokal speichert

Innerhalb der Anwendung merkt sich Ihr Browser einige Oberflächen-Einstellungen im lokalen Speicher: gewählte Helligkeit (hell/dunkel), Breite und Ansicht des Assistenzfensters, Panelbreite und Kalender-Zoomstufe. Diese Angaben enthalten keine personenbezogenen Daten, werden nicht an uns übertragen und dienen keiner Wiedererkennung. Sie können sie jederzeit über Ihren Browser löschen.

4. Wenn Sie eine Demo oder Kontakt zu uns anfragen

Auf unserer Demo-Seite finden Sie unsere Kontaktdaten. Schreiben Sie uns per E-Mail oder rufen Sie an, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei mitteilen – in der Regel Name, Kontaktdaten und Ihr Anliegen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Anbahnung eines Vertrages geht; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse, auf Anfragen antworten zu können.

Speicherdauer: Bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Wenn Sie ein OPERON-Konto haben

Was verarbeitet wird: E-Mail-Adresse und Passwort (als kryptografischer Hash, niemals im Klartext), Anzeigename, Rolle im Betrieb sowie die Angaben, die Sie in den Einstellungen über Ihren Betrieb hinterlegen – Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website, Branche, Kurzbeschreibung und Servicegebiet.

Wenn Sie über einen Link aus einem Telefonat zu uns gekommen sind: Haben wir Sie vorab angerufen und Ihnen dabei eine Adresse mit einer kurzen Kennung genannt (zum Beispiel …/start?von=ibb-14), dann speichern wir diese Kennung einmalig bei der Anlage Ihres Betriebs. Sie dient ausschließlich dazu, dass wir erkennen können, welche unserer Ansprachen zu einer Anmeldung geführt hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung des eigenen Vertriebs.

Abonnement und Bezahlung: Schließen Sie ein kostenpflichtiges Abonnement ab, speichern wir dazu den gewählten Tarif, den Status des Abonnements, das Ende des bezahlten Zeitraums und – falls eine Zahlung offen ist – den Zeitpunkt, seit dem das so ist. Dazu kommen zwei Kennnummern unseres Zahlungsdienstleisters Stripe, über die Ihr Konto und Ihr Abonnement dort auffindbar sind.

Zweck: Bereitstellung der Software, Anmeldung, Zuordnung zu Ihrem Betrieb. Ihre Betriebsangaben fließen zusätzlich in die automatisch erzeugten Antwortvorschläge und deren Signatur ein – das ist eine von Ihnen selbst gesteuerte Funktion.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende löschen wir Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht – insbesondere handels- und steuerrechtliche Pflichten für Rechnungsunterlagen.

6. Wenn wir Sie für unseren Vertrieb kontaktieren

Wir sprechen Unternehmen gezielt an, um OPERON ALC vorzustellen. Dafür speichern wir geschäftliche Kontaktdaten: Firmenname, Ansprechpartner, geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Website, Branche, Ort sowie Notizen zum Gesprächsverlauf. Melden Sie sich später über den im Gespräch genannten Link bei uns an, halten wir zusätzlich fest, dass aus dieser Ansprache eine Anmeldung geworden ist (siehe Abschnitt 5).

Woher die Daten stammen (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO): Aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere Google Maps – also aus Einträgen, die Unternehmen selbst öffentlich über sich bereitstellen. Wir erheben diese Daten nicht bei Ihnen persönlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Ansprache potenzieller Geschäftskunden. Wir verarbeiten dabei ausschließlich geschäftliche Kontaktdaten, keine privaten.

Speicherdauer: Bis der Zweck entfällt – also wenn feststeht, dass kein Geschäft zustande kommt, spätestens auf Ihren Widerspruch hin.

7. Anfragen, die Sie an einen OPERON-Kunden richten

Dieser Abschnitt betrifft den Fall, dass Sie einem Betrieb schreiben, der OPERON einsetzt. Verantwortlich ist dann der jeweilige Betrieb, nicht wir (siehe Abschnitt 2b). Wir stellen hier trotzdem transparent dar, was technisch geschieht.

Was gespeichert wird: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und der vollständige Text Ihrer Anfrage – soweit Sie das jeweils angeben. Dazu die automatisch erzeugte Zusammenfassung, eine Einstufung von Anliegen und Dringlichkeit, ein Antwortvorschlag, Notizen des Betriebs sowie der vollständige Verlauf der E-Mail-Kommunikation mit Ihnen.

Rechtsgrundlage: Diese legt der verantwortliche Betrieb fest, nicht wir.

Speicherdauer: Bestimmt der Betrieb. Er kann einzelne Vorgänge jederzeit löschen; dabei werden auch alle zugehörigen Notizen, der gesamte Mailverlauf und hochgeladene Dokumente samt Dateien mitgelöscht. Nicht mitgelöscht werden Geschäftsdokumente, die der Betrieb Ihnen bereits zugesandt hat – insbesondere versendete Angebote. Sie bleiben beim Betrieb gespeichert, solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Nach Ende unseres Vertrages mit dem Betrieb löschen wir dessen Datenbestand innerhalb von 30 Tagen.

8. Einsatz künstlicher Intelligenz

Das ist ein Kernbestandteil von OPERON, deshalb hier ausführlich. Geht eine Anfrage ein, wird ihr Inhalt an unseren Dienstleister OpenAI übermittelt. Dort wird sie automatisch zusammengefasst, das Anliegen eingeordnet, eine Dringlichkeit eingeschätzt sowie ein nächster Arbeitsschritt und ein Antwortvorschlag erzeugt.

Welche Daten dabei übermittelt werden

• der vollständige Text der Anfrage
• der Name der anfragenden Person, soweit vorhanden
• Branche, ein zugeordnetes Objekt sowie der Eingangskanal
• bei Nutzung der Chat-Funktion innerhalb der Software zusätzlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• bei Nutzung der Diktierfunktion die Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text

Was mit den Daten bei OpenAI geschieht

Nach Angaben von OpenAI werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet, sofern dem nicht ausdrücklich zugestimmt wurde – das haben wir nicht getan. Wir haben in allen Aufrufen zusätzlich technisch festgelegt, dass die Inhalte nicht für Produktfunktionen gespeichert werden. OpenAI führt daneben eine Missbrauchskontrolle, deren Protokolle nach Angaben des Anbieters bis zu 30 Tage aufbewahrt werden.

Was in OPERON gespeichert wird

Die Zusammenfassung, die Einstufung von Anliegen und Dringlichkeit, der vorgeschlagene nächste Schritt und der Antwortvorschlag werden dauerhaft beim jeweiligen Vorgang gespeichert.

Keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO

• Die KI schlägt vor, sie entscheidet nicht.
• Einstufungen wie Priorität oder Dringlichkeit sind interne Arbeitshilfen. Sie haben für Sie keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen Sie nicht in ähnlich erheblicher Weise.
• Keine Antwort an Sie wird ohne menschliche Freigabe verschickt. Der Versand erfordert ausnahmslos, dass ein Mensch den Text sieht und ausdrücklich bestätigt. Einen automatischen Versand gibt es nicht.
• Es findet keine Bewertung Ihrer Person, Ihrer Bonität oder Ihres Verhaltens statt.

9. An wen wir Daten weitergeben

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Diese Verträge decken die Verarbeitung ab, die im Auftrag und nach Weisung von uns stattfindet. Zwei der Anbieter verarbeiten daneben Daten in eigener Verantwortung, also nicht für uns und nicht nach unserer Weisung: Stripe für den Zahlungsverkehr und die damit verbundenen gesetzlichen Pflichten, Vercel für Daten, die beim Betrieb der Infrastruktur selbst entstehen. Für diesen Teil ist der jeweilige Anbieter Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und informiert Sie selbst darüber. Bei Stripe steht das unten in einem eigenen Abschnitt.

Stripe: Bezahlung und Abonnement

Für kostenpflichtige Abonnements arbeiten wir mit Stripe. Weil unser Konto außerhalb Nord- und Südamerikas liegt, ist unser Vertragspartner Stripe Payments Europe, Limited mit Sitz in Irland; innerhalb der Stripe-Unternehmensgruppe findet eine Verarbeitung auch in den USA statt.

Was wir an Stripe übermitteln: Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihres Betriebs, eine interne Kennnummer Ihres Betriebs und den von Ihnen gewählten Tarif. Mehr nicht.

Was Sie direkt bei Stripe eingeben: Zahlungsdaten und Rechnungsanschrift. Der Bezahlvorgang läuft auf einer Seite, die Stripe betreibt – nicht auf unserer. Diese Angaben erreichen unsere Systeme nicht, und wir können sie auch nicht abrufen.

Was wir von Stripe zurückerhalten: zwei Kennnummern, den Status Ihres Abonnements, den Tarif und das Ende des bezahlten Zeitraums. Diese Angaben brauchen wir, um Ihr Konto freizuschalten und freigeschaltet zu halten.

Stripe handelt teilweise in eigener Verantwortung

Stripe verarbeitet einen Teil der Daten in unserem Auftrag – dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Einen anderen Teil verarbeitet Stripe nach eigener Angabe in eigener Verantwortung und legt Zweck und Mittel dafür selbst fest. Das betrifft insbesondere die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, die Betrugsvermeidung und gesetzliche Pflichten, denen Stripe als Zahlungsdienstleister unterliegt. Dazu kann Stripe auch Identitäts- und Prüfangaben verarbeiten.

Für diesen Teil ist Stripe selbst Verantwortlicher. Wir können Ihnen dafür keine Auskunft erteilen und diese Verarbeitung nicht steuern. Welche Daten Stripe dabei verarbeitet und auf welcher Grundlage, steht in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy. Ihre Rechte nach Abschnitt 10 machen Sie insoweit unmittelbar bei Stripe geltend.

Übermittlung in Drittländer: Bei OpenAI, Resend und Vercel sowie beim Vertragspartner von Supabase findet eine Verarbeitung außerhalb der EU statt, insbesondere in den USA. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; Resend ist zusätzlich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Bei Stripe ist der Vertragspartner in Irland ansässig. Soweit innerhalb der Stripe-Unternehmensgruppe eine Übermittlung in die USA stattfindet, stützt Stripe diese nach eigener Angabe auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und auf das EU-US Data Privacy Framework. Stripe verwendet dabei zwei Fassungen der Standardvertragsklauseln – eine für die Verarbeitung in unserem Auftrag und eine für die Verarbeitung, die Stripe in eigener Verantwortung vornimmt.

Wir weisen offen darauf hin, dass in Drittländern ein Schutzniveau bestehen kann, das nicht in jedem Punkt dem europäischen entspricht, und dass staatliche Zugriffsmöglichkeiten dort nicht in gleichem Maße ausgeschlossen sind.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine jederzeit aktuelle Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stellen wir unseren Kunden auf Anfrage zur Verfügung.

10. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte, soweit wir für Ihre Daten verantwortlich sind (Abschnitt 2a):

• Auskunft darüber, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format, soweit die Verarbeitung auf Vertrag oder Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO) – und jederzeit ohne Begründung gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, falls Sie uns eine erteilt haben (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten genügt. Um Ihre Daten nicht an Unbefugte herauszugeben, müssen wir bei Zweifeln an Ihrer Identität gegebenenfalls rückfragen.

Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. Sie können sich auch an die Behörde Ihres Wohnorts oder Arbeitsplatzes wenden.

11. Ob Sie Daten bereitstellen müssen

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne bestimmte Angaben können wir allerdings die jeweilige Leistung nicht erbringen: Ohne E-Mail-Adresse und Passwort ist kein Benutzerkonto möglich, ohne Kontaktdaten können wir eine Anfrage nicht beantworten. Welche Angaben in einem Kontaktformular verpflichtend sind, legt der jeweilige Betrieb fest; sie sind dort gekennzeichnet.

12. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören unter anderem verschlüsselte Übertragung, eine strikte technische Trennung der Daten verschiedener Betriebe auf Datenbankebene, eine Zugangsbeschränkung über Anmeldung und Rechteverwaltung sowie eine Absicherung der Schnittstellen gegen manipulierte Aufrufe.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert – etwa weil eine neue Funktion oder ein neuer Dienstleister hinzukommt. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.